A Reforma Tributária vai exigir mudanças na rotina administrativa dos caminhoneiros autônomos a partir de 2027. Embora a nova legislação não obrigue todos os Transportadores Autônomos de Cargas (TACs) a se tornarem empresas ou a recolher IBS e CBS pelo regime regular, ela estabelece novas exigências de cadastro e documentação que podem influenciar diretamente a contratação dos serviços de transporte.
Na prática, o caminhoneiro precisará manter seus registros em dia, emitir documentos fiscais eletrônicos e conhecer melhor os custos da própria operação. Essas medidas serão importantes não apenas para cumprir as regras, mas também para continuar atendendo empresas que precisarão observar as novas exigências tributárias.
A reforma tributária substitui os tributos PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS por dois principais tributos sobre o consumo: a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal, e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), de estados e municípios. O novo sistema prevê o aproveitamento de créditos tributários ao longo da cadeia de operações.
Segundo Luís Alexandre Barbosa e Erica Preis, sócios do LFB | Law For Business Advogados, parceiro da Roadcard em questões relacionadas à Reforma Tributária no transporte rodoviário de cargas, o caminhoneiro autônomo precisa compreender que ter CNPJ não significa, necessariamente, passar a pagar IBS e CBS pelo regime regular.
CNPJ não significa, automaticamente, pagar mais impostos
Uma das principais dúvidas dos caminhoneiros é se a exigência do CNPJ vai obrigá-los a abrir uma empresa e mudar seu enquadramento tributário.
De acordo com Luís Alexandre Barbosa e Erica Preis, sócios do LFB | Law For Business Advogados, parceiro da Roadcard para questões de Reforma Tributária no Transporte Rodoviário de Cargas, a inscrição exigida para a reforma tributária não transforma automaticamente o transportador em pessoa jurídica nem o torna contribuinte do IBS e da CBS pelo regime regular.
A partir de 1º de janeiro de 2027, o TAC pessoa física deverá ter inscrição no CNPJ para atender às novas regras, mas poderá continuar como pessoa física para fins de Imposto de Renda, INSS e relações civis. Já quem trabalha como Microempreendedor Individual (MEI) possui CNPJ e deverá verificar como adaptar sua documentação e suas rotinas à nova sistemática.
O ponto de atenção está na regularização. Além do CNPJ, o transportador deverá manter o Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas (RNTRC) regular e preparar-se para emitir o documento fiscal eletrônico exigido para cada frete.
Barbosa e Preis alertam que deixar essas providências para a última hora pode dificultar a adaptação, principalmente para quem ainda trabalha de maneira informal. A orientação é organizar os cadastros, definir como será feita a emissão fiscal e buscar orientação contábil para avaliar as alternativas disponíveis.
Por que a nota fiscal pode influenciar a contratação do frete?
A emissão do documento fiscal ganha importância porque interfere também na apuração dos tributos da empresa que contrata o transporte.
No novo sistema, o crédito presumido de IBS e CBS permite que empresas do regime regular aproveitem um crédito tributário específico ao contratar TAC não contribuinte ou transportador enquadrado como MEI, desde que sejam cumpridas as condições previstas na legislação.
Esse crédito não pertence ao caminhoneiro. Ele beneficia a empresa contratante e ajuda a preservar o tratamento tributário da contratação do autônomo dentro da cadeia de transporte.
Para que o mecanismo funcione, porém, a operação precisa estar devidamente documentada. Sem o documento fiscal exigido, o contratante pode ficar impedido de aproveitar o crédito presumido correspondente.
Segundo Luís Alexandre Barbosa e Erica Preis, o documento fiscal deixa de ser apenas uma obrigação burocrática e passa a ser uma condição importante para o aproveitamento do crédito pelo cliente. Assim, a falta de documentação pode prejudicar tanto a regularidade do transportador quanto a relação comercial com a empresa contratante.
Na avaliação dos advogados, empresas sujeitas ao regime regular poderão dar preferência a transportadores com cadastros atualizados e documentação correta, já que isso interfere no tratamento tributário da operação.
Isso não significa que o caminhoneiro precise, obrigatoriamente, optar pelo regime regular para continuar trabalhando. Significa que deverá cumprir as exigências aplicáveis ao seu enquadramento para não perder competitividade.
Vale a pena pagar IBS e CBS pelo regime regular?
A legislação também permite que o TAC avalie a opção pelo regime regular de IBS e CBS. Nesse caso, o transportador passa a apurar os tributos sobre os fretes e pode aproveitar créditos relacionados às aquisições e despesas que atendam aos requisitos legais.
Entre os custos que merecem análise estão combustível, peças, pneus, manutenção e aquisição do caminhão.
A escolha, entretanto, não deve ser feita apenas pela comparação entre alíquotas. É necessário avaliar quanto o caminhoneiro fatura, quanto gasta para manter o veículo, quais créditos poderá aproveitar e qual é o perfil de seus clientes.
Para quem permanecer como não contribuinte, não haverá apuração regular de IBS e CBS sobre os fretes, e o contratante poderá aproveitar o crédito presumido nas situações previstas em lei.
Já para quem optar pelo regime regular, os tributos serão apurados sobre as operações, com possibilidade de utilização dos créditos permitidos. A opção deve ser precedida de uma simulação financeira, considerando também as regras de permanência no regime.
Luís Alexandre Barbosa e Erica Preis ressaltam que não existe uma escolha que seja necessariamente mais vantajosa para todos os transportadores. O resultado depende das características de cada operação, do volume de despesas que geram créditos e da possibilidade de ajustar o preço do frete.
Por isso, antes de optar pelo regime regular, o caminhoneiro deve organizar suas receitas e despesas e comparar os resultados dos dois modelos. A simples abertura do CNPJ não exige essa opção.
O que muda no preço do frete?
A formação do preço será outro ponto importante. O transportador precisará conhecer o custo real da viagem e entender como seu enquadramento tributário pode afetar o valor negociado com o cliente.
O cálculo deverá considerar combustível, pedágios, manutenção, pneus, seguros e demais despesas operacionais. Também será importante separar os gastos pessoais dos custos da atividade.
Essa organização permitirá calcular o custo por quilômetro rodado, conhecer a margem obtida em cada frete e comparar os cenários tributários.
Outro cuidado é deixar claro, na negociação, se o preço combinado corresponde somente ao valor do frete ou ao total que o contratante pagará. Como IBS e CBS são calculados “por fora”, o valor do próprio tributo não integra sua base de cálculo.
Na prática, a recomendação de Barbosa e Preis é que o caminhoneiro não tome decisões com base apenas no valor bruto recebido. O que importa é quanto sobra depois de descontar os custos da operação e considerar os efeitos tributários aplicáveis.
Reforma Tributária exige atenção também ao recebimento do frete
Além das mudanças tributárias, o transportador precisa observar as regras e os prazos de pagamento aplicáveis à atividade.
Everton Kaghofer, diretor comercial da Roadcard, chama a atenção para o fato de que a adaptação à Reforma Tributária acontece em um momento em que o setor também precisa dar atenção ao cumprimento das regras de pagamento do frete. Segundo o executivo, o mercado ainda registra situações em que o recebimento se estende por 60, 90 ou até 120 dias.
Para o caminhoneiro autônomo, o prazo de pagamento interfere diretamente no fluxo de caixa, porque as despesas com combustível, pedágios e manutenção precisam ser cobertas durante a operação, independentemente de quando o contratante efetua o pagamento.
Kaghofer destaca que a combinação entre novas exigências fiscais e regras operacionais exige mais organização administrativa de transportadores e empresas. É necessário acompanhar os documentos, os valores a receber e os custos envolvidos em cada viagem.
O executivo também ressalta a importância de observar a relação entre o momento do pagamento e o recolhimento dos tributos, conforme as regras aplicáveis a cada operação. Para o transportador, entender esses prazos ajuda a planejar as despesas e evitar que a falta de recursos comprometa a continuidade do trabalho.
Ao avaliar o cenário do setor, Kaghofer afirma que a Reforma Tributária e as mudanças regulatórias representam uma transformação profunda para o transporte rodoviário de cargas. “As empresas precisam profissionalizar a sua gestão administrativa. Se não fizerem isso e não buscarem parceiros de qualidade, essas empresas não estarão aqui no ano que vem ou nos próximos anos”, afirma.
Embora a declaração se refira às empresas do setor, a necessidade de organização também alcança o autônomo, que precisa acompanhar receitas, despesas, pagamentos e obrigações fiscais para manter a atividade financeiramente sustentável.
O que o caminhoneiro deve fazer desde já?
Para evitar dificuldades na adaptação, Luís Alexandre Barbosa e Erica Preis recomendam que o transportador comece a organizar sua documentação e suas informações financeiras antes da entrada em vigor das novas exigências.
Entre as principais medidas estão:
- Regularizar os cadastros: manter CPF, CNPJ, RNTRC e demais registros aplicáveis atualizados.
- Preparar a emissão fiscal: definir como será emitido o documento eletrônico de cada frete e quais sistemas serão necessários.
- Conhecer os clientes: identificar quem contrata e paga o transporte e verificar se a empresa poderá aproveitar créditos tributários.
- Controlar os custos: registrar despesas com combustível, pneus, manutenção, seguros, pedágios e outras necessidades da atividade.
- Organizar receitas e pagamentos: guardar comprovantes dos fretes realizados, dos valores recebidos e das despesas correspondentes.
- Simular os regimes tributários: comparar a permanência como não contribuinte com a eventual opção pelo regime regular de IBS e CBS.
- Buscar orientação especializada: consultar um contador ou profissional tributário para avaliar o enquadramento e evitar decisões sem considerar os números da operação.
A Reforma Tributária não determina que todos os caminhoneiros autônomos passem a recolher IBS e CBS pelo regime regular. O desafio será entender qual tratamento se aplica a cada caso e cumprir as exigências correspondentes.
Para Everton Kaghofer, a profissionalização da gestão é parte importante da preparação do setor para as mudanças regulatórias. Já para Luís Alexandre Barbosa e Erica Preis, o primeiro passo do autônomo deve ser regularizar seus cadastros e organizar a documentação, deixando a escolha do regime tributário para depois de uma análise dos números da própria operação.
Para o caminhoneiro, a principal mudança prática é que cadastro, documento fiscal e controle financeiro passam a ter um peso ainda maior na relação com os clientes. Preparar-se com antecedência pode ajudar a evitar problemas na contratação, negociar o frete com mais segurança e escolher o enquadramento tributário mais adequado à própria realidade.
